Kadr məlumatlarının saxlanması: işəgötürən onları nə qədər müddətə saxlaya bilər?

Şəxsi məlumatlar üçün vahid saxlama müddəti yoxdur. GDPR-a əsasən, məlumatları yalnız onları topladığınız məqsəd üçün ehtiyac duyduğunuz müddətdə saxlaya bilərsiniz; Hollandiyanın vergi qanunvericiliyi əmək haqqı qeydləri, əmək haqqı vergisi bəyannaməsi və işçinin şəxsiyyət sənədinin surəti üçün sabit minimum müddətlər müəyyən edir.

In practice this gives Dutch employers three anchors: two years after the employment ends for most of the personnel file, five years after the end of the calendar year in which the employee left for the wage tax statement and the ID copy, and seven years for the payroll administration. Our article on Şəxsi sənəddə nə saxlanıla bilər məzmunla məşğul olur; bu nə qədər müddətə aiddir.

GDPR-ın əsas qaydası nədir?

Şəxsi məlumatları lazım olduğundan artıq saxlamayın. GDPR-in 5(1)(e) maddəsi (saxlama məhdudiyyəti), məlumatların kateqoriyasına görə onlara nə qədər vaxt lazım olduğunuzu müəyyən etməyinizi və bu seçimi izah edə bilməyinizi tələb edir.

GDPR-in özündə dövrlər cədvəli yoxdur. Aşağıdakı dövrlər Hollandiyanın vergi qanunvericiliyindən və Hollandiyanın Məlumatların Mühafizəsi Orqanının (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) rəhbərliyindən götürülmüşdür.

İki il ərzində hansı məlumatları saxlayırsınız?

Kadr sənədlərinin əksəriyyəti. AP-nin təlimatına əsasən, qanuni saxlama müddəti olmayan məlumatlar, ümumiyyətlə, işçinin işdən çıxmasından sonra iki il saxlanılır.

Bu, məsələn, əmək müqaviləsi və ona edilən dəyişiklikləri, qiymətləndirmələri və fəaliyyət hesabatlarını, təyinat, yüksəliş, vəzifədən azad etmə və işdən çıxarma ilə bağlı yazışmaları, təlim qeydlərini, xəbərdarlıqları, tövsiyələri və iştirak etməmə qeydlərini əhatə edir.

İşçi ilə əmək mübahisəsi varsa və ya olubsa və ya məhkəmə işi davam edirsə, məsələ həll olunana qədər müvafiq məlumatları daha uzun müddət saxlaya bilərsiniz. Bu, bütün faylı deyil, müvafiq materialları qeyri-müəyyən müddətə saxlamağı əsaslandırır.

Hansı məlumatları beş və ya yeddi il saxlayırsınız?

Maliyyə qeydləri. Burada sizin heç bir ixtiyarınız yoxdur: vergi öhdəliyi dövrü müəyyən edir və məlumatların mümkün qədər qısa saxlanılması kimi ümumi prinsipi ləğv edir.

• The wage tax statement (loonbelastingverklaring) and the copy of the identity document you verified when the employee started: five years after the end of the calendar year in which the employment ended.
• Əmək haqqı idarəçiliyi (loonadministratie): yeddi il, Hollandiya Vergi və Gömrük İdarəsi (Belastingdienst) tərəfindən müəyyən edilmiş əsas qeydlər üçün ümumi maliyyə saxlama müddəti.

Yalnız vergi öhdəliyinin əhatə etdiyi qeydlər bu daha uzun müddətlərə aiddir. Faylın qalan hissəsi hələ də iki illik qaydaya uyğundur.

Müraciət edənlərin məlumatlarını nə qədər müddət saxlaya bilərsiniz?

Adətən, müraciət prosedurunun bitməsindən dörd həftəyə qədər. Namizədin razılığı ilə məlumatları bir ilə qədər saxlaya bilərsiniz, məsələn, istedad hovuzu üçün.

Razılıq real seçim olmalı, ayrıca soruşulmalı və qeydə alınmalıdır. Məxfilik bəyannamənizdə bir sətir kifayət deyil.

Bəs xəstəlik və tibbi məlumatlar necədir?

Sağlamlıq məlumatları işəgötürən kimi sizə deyil, şirkət həkiminə (bedrijfsarts) və ya peşə sağlamlığı xidmətinə aiddir. Onlar tibbi məxfiliyə və öz saxlama qaydalarına tabedir.

İşəgötürən olaraq, yalnız işdən çıxma tarixlərini və xəstəlik zamanı reinteqrasiya və əmək haqqının ödənilməsi üçün lazım olan məlumatları saxlayırsınız. Bu məlumatlar şəxsi sənədlər üçün adi dövrlərə uyğundur.

İşəgötürən olaraq nəyi yoxlamalısınız?

• Does your record of processing activities (Article 30 GDPR) set a retention period per category of personnel data?
• Do you delete applicant data within four weeks after the procedure, unless you have recorded consent for up to one year?
• Are health data kept only by the company doctor, with you holding only absence dates?
• Do you keep the ID copy and wage tax statement for five years after the calendar year of leaving, and the payroll records for seven years?
• Are copies in mailboxes, shared drives and backups deleted as well, and do you apply the schedule at a fixed moment each year?

İşçi olaraq nəyi yoxlamalısınız?

• Have you used your right of access (Article 15 GDPR) to see which data your employer still holds?
• Is your former employer keeping data longer than two years after you left without a dispute or statutory reason?
• Does the file contain medical information that belongs with the company doctor?
• Have you requested erasure under Article 17 GDPR, and did the employer respond within one month?

What can we do for you with retention of personnel data?

Bizim məşğulluq vəkilləri advise employers and employees on personnel data:

• We draw up a retention schedule per category of personnel data.
• We review your personnel files and identify data that must be deleted.
• We draft the procedure for access and erasure requests from (former) employees.
• We assess which data you may keep longer because of a pending or foreseeable dispute.
• We submit an access or erasure request on behalf of an employee.

xülasə

• GDPR sabit müddətlər müəyyən etmir: məlumatları yalnız məqsədləri üçün lazım olduğu qədər saxlayır.
• Kadr sənədlərinin əksəriyyəti: işə qəbul bitdikdən iki il sonra, daha uzun müddət yalnız mübahisə ilə əlaqəli məlumatlar üçündür.
• Wage tax statement and ID copy: five years after the end of the calendar year in which the employment ended; payroll administration: seven years.
• Ərizəçilər: prosedurdan dörd həftəyə qədər və ya qeydə alınmış razılıqla bir ilə qədər.
• Sağlamlıq məlumatları şirkət həkimində qalır; yalnız işdən çıxma tarixlərini və reinteqrasiya və əmək haqqı ödənişi üçün lazım olanları saxlayırsınız.

Tez-tez soruşulan suallar