İşəgötürənlər zaman keçdikcə işçiləri haqqında çoxlu məlumatları emal edirlər. Bütün bu məlumatlar kadr faylında saxlanılır. Bu fayl mühüm şəxsi məlumatları ehtiva edir və bu səbəbdən bunun təhlükəsiz və düzgün şəkildə həyata keçirilməsi vacibdir. İşəgötürənlərə bu məlumatları nə qədər müddətə saxlamağa icazə verilir (və ya bəzi hallarda tələb olunur)? Bu bloqda siz kadr fayllarının qanuni saxlanma müddəti və bununla necə məşğul olmaq barədə ətraflı oxuya bilərsiniz.
Kadr faylı nədir?
Yuxarıda qeyd edildiyi kimi, işəgötürən tez-tez işçilərinin kadr məlumatları ilə məşğul olur. Bu məlumatlar düzgün saxlanmalı və sonra məhv edilməlidir. Bu, kadr faylı vasitəsilə həyata keçirilir. Buraya işçilərin adı və ünvanı, əmək müqavilələri, performans hesabatları və s. daxildir. Bu məlumatlar AVG qaydalarına uyğun tələblərə cavab verməli və müəyyən müddət ərzində saxlanmalıdır.
(Şəxsi sənədlərinizin AVG tələblərinə cavab verib-vermədiyini bilmək istəyirsinizsə, buradakı şəxsi sənədlərimizin AVG yoxlama siyahısına baxın )
İşçi məlumatlarının saxlanması
AVG şəxsi məlumatlar üçün xüsusi saxlama müddətləri vermir. Kadrlar faylının saxlanma müddətinə birmənalı cavab yoxdur, çünki o, müxtəlif növ (şəxsi) məlumatlardan ibarətdir. Hər bir məlumat kateqoriyası üçün fərqli saxlama müddəti tətbiq edilir. Bu, şəxsin hələ də işçi olub-olmamasına və ya işdən çıxmasına da təsir göstərir.
Saxlama müddətlərinin kateqoriyaları
Yuxarıda qeyd edildiyi kimi, şəxsi məlumatların kadr faylında saxlanması ilə bağlı müxtəlif saxlama müddətləri mövcuddur. Nəzərə alınmalı iki meyar var, yəni işçinin hələ də işlədiyi və ya işdən çıxması. Aşağıda müəyyən məlumatların nə vaxt məhv edilməli, daha doğrusu saxlanması göstərilir.
Cari kadr faylı
Hələ də işləyən işçinin cari kadr faylında olan məlumatlar üçün sabit saxlama müddəti təyin edilmir. AVG yalnız işəgötürənlərə kadr fayllarını “güncel” saxlamaq öhdəliyi qoyur. Bu o deməkdir ki, işəgötürənin özü kadr sənədlərinə vaxtaşırı baxılması və köhnəlmiş məlumatların məhv edilməsi üçün son tarix təyin etməyə borcludur.
Tətbiq detalları
İşə qəbul edilməyən ərizəçiyə aid ərizə məlumatları ərizə proseduru başa çatdıqdan sonra maksimum 4 həftə ərzində məhv edilməlidir. Motivasiya və ya ərizə məktubu, CV, davranış haqqında bəyanat, ərizəçi ilə yazışma kimi məlumatlar bu kateqoriyaya aiddir. Ərizəçinin razılığı ilə məlumatları 1 ilə yaxın saxlamaq mümkündür.
Reinteqrasiya prosesi
İşçi reinteqrasiya prosesini başa vurub işinə qayıtdıqda, reinteqrasiya başa çatdıqdan sonra maksimum 2 il saxlama müddəti tətbiq edilir. İşəgötürənin özünü sığorta edən olması halında bunun istisnası var. Bu vəziyyətdə 5 il saxlama müddəti tətbiq olunur.
İş bitdikdən sonra maksimum 2 il
İşçi işdən çıxdıqdan sonra kadr faylındakı (şəxsi) məlumatların əsas hissəsi 2 ilə qədər saxlanma müddətinə tabedir.
Bu kateqoriyaya daxildir:
- Əmək müqavilələri və ona düzəlişlər;
- İstefa ilə bağlı yazışmalar;
- Qiymətləndirmə və fəaliyyətin təhlili hesabatları;
- Yüksəltmə/azaltma ilə bağlı yazışmalar;
- UWV və şirkət həkimindən xəstəliklə bağlı yazışmalar;
- Qapıçıların Təkmilləşdirilməsi Aktı ilə bağlı hesabatlar;
- İş şurasına üzvlük haqqında sazişlər;
- Sertifikatın surəti.
İşdən çıxdıqdan sonra ən azı 5 il
Bəzi kadr faylı məlumatları 5 illik saxlama müddətinə tabedir. Buna görə də, işəgötürən işçinin işdən çıxmasından sonra bu məlumatları 5 il müddətində saxlamağa borcludur. Bunlar aşağıdakı məlumatlardır:
- Əmək haqqı vergisi hesabatı;
- İşçinin şəxsiyyətini təsdiq edən sənədin surəti;
- Etnik və mənşəli məlumatlar;
- Əmək haqqı vergiləri ilə bağlı məlumatlar.
Buna görə də, bu məlumatlar şəxsi heyətin işində yeni ifadələrlə əvəz olunsa belə, ən azı beş il saxlanılmalıdır.
İşdən çıxdıqdan sonra ən azı 7 il
Bundan sonra, işəgötürənin "vergi saxlama öhdəliyi" də var. Bu, işəgötürəni bütün əsas qeydləri 7 il müddətində saxlamağa məcbur edir. Beləliklə, bura əsas məlumatlar, əmək haqqı tənzimləmələri, əmək haqqı qeydləri və əmək haqqı müqavilələri daxildir.
Saxlanma müddəti bitdi?
Kadrlar faylından məlumatların maksimum saxlanma müddəti başa çatdıqda, işəgötürən məlumatlardan artıq istifadə edə bilməz. Sonra bu məlumatlar məhv edilməlidir.
Minimum saxlama müddəti bitdikdə, işəgötürən bu məlumatları məhv edə bilər . İstisna, minimum saxlama müddəti bitdikdə və işçi məlumatların məhv edilməsini tələb etdikdə tətbiq olunur.
İşçi sənədlərinin saxlanma müddətləri və ya digər məlumatların saxlanma müddətləri ilə bağlı suallarınız varmı? Əgər belədirsə, zəhmət olmasa bizimlə əlaqə saxlayın. Əmək hüquqşünaslarımız sizə kömək etməkdən məmnun olacaqlar!
