Bir işəgötürən olaraq, işçilərinizin məlumatlarını düzgün saxlamaq vacibdir. Bunu etməklə siz işçilərin şəxsi məlumatlarının kadr qeydlərini aparmağa borclusunuz. Bu cür məlumatları saxlayarkən Məxfilik Aktı Ümumi Məlumatların Qorunması Qaydası (AVG) və İcra Aktı Ümumi Məlumatların Qorunması Qaydası (UAVG) nəzərə alınmalıdır. AVG şəxsi məlumatların emalı ilə bağlı işəgötürənin üzərinə öhdəliklər qoyur. Bu yoxlama siyahısı vasitəsilə siz kadr fayllarınızın tələblərə uyğun olub olmadığını biləcəksiniz.
- Kadrlar faylında hansı məlumatlar emal edilə bilər?
Təqib olunan əsas qayda odur ki, yalnız kadr faylının məqsədi üçün zəruri olan məlumatlar daxil edilə bilər: işçi ilə əmək müqaviləsinin lazımi şəkildə yerinə yetirilməsi.
İstənilən halda, “adi” şəxsi məlumatlar saxlanılacaq, məsələn:
- Adı;
- Ünvan;
- Doğum tarixi;
- Pasport/şəxsiyyət vəsiqəsinin surəti;
- BSN nömrəsi
- İş şərtləri və əlavələri daxil olmaqla imzalanmış əmək müqaviləsi;
- Qiymətləndirmə hesabatları kimi işçilərin performansı və inkişafı məlumatları.
İşəgötürənlər kadr faylını işəgötürənin şəxsi qeydləri, işdən çıxma qeydləri, şikayətlər, xəbərdarlıqlar, müsahibələrin qeydləri və s. kimi digər məlumatları daxil etmək üçün genişləndirməyi seçə bilərlər.
İşəgötürən kimi, qanuni saxlama müddətləri ilə bağlı düzgünlük və dəqiqliyə nail olmaq üçün bu məlumatları müntəzəm olaraq yeniləmək vacibdir.
- “Adi” şəxsi məlumatlar kadr faylında nə vaxt işlənə bilər?
İşəgötürən kadr faylında nə vaxt və hansı “adi” şəxsi məlumatların saxlanıla biləcəyini nəzərə almalıdır. AVG-nin 6-cı maddəsinə əsasən, işəgötürənlər “adi” şəxsi məlumatları 6 səbəbdən kadr faylında saxlaya bilərlər. Bu səbəblərə aşağıdakılar daxildir:
- İşçi emal üçün razılıq verdi;
- İşçi (əmək) müqaviləsinin icrası üçün emal zəruridir;
- İşəgötürənin üzərinə düşən qanuni öhdəliyə (məsələn, vergilərin və töhfələrin ödənilməsinə) görə emal zəruridir;
- İşçinin və ya digər fiziki şəxsin həyati maraqlarını qorumaq üçün emal zəruridir (məsələn, kəskin təhlükə qaçılmaz olduqda, lakin işçi razılıq vermək qabiliyyətinə malik deyildir);
- Emal ictimai maraq/ictimai qayda üçün zəruridir;
- İşəgötürənin və ya üçüncü şəxsin qanuni maraqlarını təmin etmək üçün emal zəruridir (işçinin maraqlarının işəgötürənin qanuni maraqlarından üstün olduğu hallar istisna olmaqla).
- Kadrlar faylında hansı məlumatlar emal edilməməlidir?
Fayla daxil edilən "normal" məlumatlardan başqa, (adətən) daxil edilməməli olan məlumatlar da var, çünki onlar təbiətcə xüsusilə həssasdırlar. Bunlar "xüsusi" məlumatlardır və bunlara daxildir:
- İnanclar;
- Cinsi oriyentasiya;
- İrq və ya etnik mənsubiyyət;
- Tibbi məlumatlar (o cümlədən işçi tərəfindən könüllü təqdim edildikdə).
'Xüsusi' məlumat yalnız 10 istisnada AVG altında saxlanıla bilər. Əsas 3 istisna aşağıdakılardır:
- İşçi emal üçün açıq razılıq verdi;
- Siz işçinin özünün məqsədyönlü şəkildə açıqladığı şəxsi məlumatları emal edirsiniz;
- Emal əsas ictimai maraq üçün lazımdır (bunu işə salmaq üçün Hollandiyanın hüquqi bazası tələb olunur).
- Personal faylı təhlükəsizlik tədbirləri
Kadrlar faylına kimə baxmağa icazə verilir?
Kadrlar faylına yalnız işi yerinə yetirmək üçün girişi zəruri olan şəxslər baxa bilər. Bu şəxslərə, məsələn, işəgötürən və kadrlar şöbəsinin işçiləri daxildir. İşçinin özü də öz şəxsi işi ilə tanış olmaq və yanlış məlumatı dəyişdirmək hüququna malikdir.
Fayl üçün təhlükəsizlik tələbləri
Bundan əlavə, AVG-nin kadr fayllarının rəqəmsal və ya kağız saxlanmasına tələblər qoyduğunu nəzərə almaq vacibdir. İşəgötürən kimi siz işçilərin məxfiliyini qorumaq üçün tədbirlər görməyə borclusunuz. Buna görə də fayl kibercinayətkarlıqdan, icazəsiz girişdən, dəyişdirilmədən və ya silinmədən qorunmalıdır.
- İşçi faylının saxlanma müddəti
AVG bildirir ki, şəxsi məlumat məhdud müddət ərzində saxlanıla bilər. Bəzi məlumatlar qanunla müəyyən edilmiş saxlama müddətinə tabedir. Digər məlumatlar üçün işəgötürən məlumatların düzgünlüyünün silinməsi və ya dövri olaraq yoxlanılması üçün vaxt məhdudiyyətləri təyin etməlidir. AVG bildirir ki, qeyri-dəqiq məlumatların faylda saxlanmasını təmin etmək üçün ağlabatan tədbirlər görülməlidir.
İşçi sənədlərinin saxlanma müddətləri haqqında daha çox bilmək istəyirsiniz? Sonra blogumuzu oxuyun işçi sənədlərinin saxlanma müddətləri.
Kadr faylınız yuxarıda sadalanan tələblərə cavab verirmi? O zaman onun AVG-yə uyğun olması ehtimalı var.
Bu bloqu oxuduqdan sonra hələ də kadr faylı və ya AVG haqqında suallarınız varsa, lütfən bizimlə əlaqə saxlayın. Bizim məşğulluq vəkilləri sizə kömək etməkdən məmnun olacaq!
